无论面对多少人，你都需要在讨论开始之前预测可能发生的意外。比如你正在跟上司开会，可能突然之间，上司遇到了一件很紧急的事情——比你的事情还要紧急，必须马上结束跟你的谈话；再比如你在主持一场会议，有人却大谈自己的观点，一时之间，此人成为了会议的主角，你的所有发言都被驳倒了；或者你在参加一场很多人的会议，有些人的手机总是响个不停；或者当你讲到重点内容的时候，窗外突然响起消防车驶来的声音……
在比较正式的场合，你一定要想办法预防可能会出现的意外，在情况出现之前采取措施加以制止。
下面，是一份教你预防意外的清单：
· 无论要去哪儿，都要跟会议的组织者事先打好招呼，告诉对方你大概会提前一个小时到达；
· 一定要确保会场附近有打印机，如果可能的话，你可以随身携带一套打印设备；
· 确保你所在的酒店可以二十四小时提供打印服务；
· 就算是在本地，你也应当提前了解会场附近是否可以提供打印服务；
· 事先了解关于会场的所有信息——地址、方向、接洽人的电话号码，把它们记在文件夹的第一页；
· 想想看，还有什么地方可能出问题，你如何才能避免这些意外发生。
如何克服时差影响
在今天这个全球化日益加强的时代，对许多人来说，时差已经成为家常便饭，但如果你要前往一个不同时区的城市发表演讲，时差可能会成为影响你发挥的一个主要因素。怎么办？以下是我的建议：
· 忌酒；
· 多喝水；
· 飞行过程中，在飞机上多走动；
· 多做运动；
· 深呼吸。
除此之外，日常生活用品一定要留出备份，以免你的行李延误或丢失。如果你时间紧急，可能无法等到航空公司帮你找到行李，这时你的备份日用品就可以派上用场。毕竟，你不希望自己灰头土脸地出现在众人面前。
嘿，请注意！
在回答任何问题之前都要稍微停顿一下，这样一旦碰上比较难回答的问题，你就可以留出思考的空间，而对方也不会感觉你不知道如何回答。
个人经历
在我的职业生涯中，我经常接到很多紧急任务，很多客户都是在最后一分钟才通知我立刻出发。有时我想，如果客户能够提前几个星期告诉我，我就可以有更多时间准备一些更加激励人心的材料了，可在当今这个高速竞争的商业社会，这往往只能是一个空想。
有时客户给我的准备时间甚至不足二十四个小时。我经常会在午夜时分飞抵一座新的城市，然后第二天一大早跟客户开会——会议资料登机之前已经发到我的邮箱。相信你也有体会，午夜时分大多数酒店的商务中心都是不营业的，所以我经常会拿着U盘，站在门前恳请商务中心的工作人员帮我打印文件。
记得有一次，由于天气原因，我在为客户培训过程中碰上了一生中最为糟糕的经历。如果是一月、二月，或者甚至是三月，你都可能因为担心下雪而提前做好准备，但四月底的时候，你还能想到会有暴雪吗？没错，就是四月。
记得那天下午我要为客户做培训，但由于突然天降暴雪，很多人都开始担心无法及时赶上航班。当时参加培训的学员一共有两百名，他们是一家金融服务公司在全球各地分支机构的精英。我原计划把所有学员分为十个小组，为每个小组配备一名讲师来负责指导该小组的培训，培训时间定在午饭之后。
就在我们前往每个小组所在的小型会议室，即将开始培训的时候，客户公司的一位员工走上前来，告诉我大家都非常恐慌，都在纷纷改签机票。现在人数已经只有一百左右了，培训时间也从三个小时减少到两个小时，小组数也从十个减少到五个。
我开始重新组织我的团队和培训计划。就在这时，客户公司又来了一位员工：“我们必须再减少一个小组。”我只好再次组织团队。
又过了两分钟，又一个我从来没见过的人走上前来，大声说道：“我们必须马上开始，培训将在大会议室统一进行，你的准备时间只有十分钟——记住，培训时间只有十五分钟，一分钟也不能拖。”
我做了个深呼吸，向后退了一步，努力让自己平静下来。这时我看到客户公司的主管正像热锅上的蚂蚁一样四处走动，要知道，他用了足足六个月时间来准备这场培训，现在看来一切努力都要白费了！
到了这个时候，我大概只有五分钟时间来重新组织信息。我们需要重新调整PPT，需要选一个最有煽动性的讲师来进行统一培训，而且我们的时间只有预定时间的十分之一。除此之外，我还要应付那位几乎要抓狂的客户公司主管，在剩下的五分钟时间里，他几乎每一分钟就会走进来嘟囔几句，然后匆忙离开。
没时间多想了，我们必须马上开始。
我从商务中心借了一台笔记本电脑，从我的团队中选了一位思维敏捷、极富创意的讲师，告诉他应该怎样排列PPT。在这个过程中，我重新分析了一下听众的心理，他们此刻满脑子都在担心是否能够赶上航班（否则他们将不得不在这家酒店过夜），根本不可能安心接受培训——我想任何培训师都不会喜欢这样一群学员。
我选了一位体型比较魁梧的同事，他嗓门很大，很有威慑力。我们复习了整个过程，并用剩下的几分钟做了演练。他走上讲台，深呼吸，开始从当天上午发生的一件事讲起。我坐在前排不停地给他打手势，告诉他什么时候该进行到下一话题。你猜结果怎样？太棒了！
嘿，请注意！
目光接触是问答环节最好的武器。你可以用目光鼓励一个人发言，也可以用目光让他们闭嘴。
现场诊断
症状：作为公司老板，我应该了解公司上上下下所有的事情。
诊断：什么？！大家都知道你不可能做到这一点。也没有人指望你会对一切都了如指掌。他们满以为你的工作就是听汇报，然后指挥了解情况的人去执行。
没有什么比不懂装懂更让人讨厌的了。作为一位老板，你的主要工作就是去信赖你身边的人，你要告诉他们你希望他们能够说出所有的问题、挑战和机遇，但绝对不要事无巨细地全盘插手。
事实上，你只要学会聆听和引导就行了，这样对方在向你汇报工作的时候才会更有成就感。或者可以在公司的BBS上进行匿名讨论，这样大家每个人都可以提出自己的观点，同时却不用担心会得罪自己的上司。
专家提示
每次开会的时候，总是会有些人专门反驳你的观点，而且是你最主要的观点。
多年来，我总结出了一套应对这些人的办法，你只要用最小的力气，就可以轻松化解对方的反驳，并且把话题重新拉回你预定的轨道上去。
你可以认同对方的观点：“你刚刚说的的确没错。”然后把话题转回你的轨道上。要想做到这一点，你只要再加两个字就行了：“然而”。
——切里·马歇尔（Cherie Marshall）心理学博士