在下次开会之前，我建议你参考以下几条建议：
· 如果要召开由许多人参加的大型会议（规模较小的会议往往不会太正式），你可以事先发送相关的会议日程，列出会议要讨论的具体议题，以及参加会议的一些基本规则（比如不能携带手机等）。
· 在会议之前跟一些人单独碰面，了解哪些人可能支持你，哪些可能会提反对意见。比如你可以告诉对方：“我希望这次会议能有一些好的效果。”或“你觉得我们还应该讨论哪些问题？”
· 开场白通常会决定整个会议的基调，所以一定要精心准备。
· 尽量让所有人都参与其中，比如说你可以让大家列出自己取得的进展，或者直接向某个人发问。IT解决方案公司AVI的主管史蒂夫·凯勒曾经说过：“如今人们集中注意力的时间非常短，所以一次发言尽量不要超过十分钟，中间一定要加入一些提问或者某种形式的互动。”
· 避免“是”或“否”之类的提问，尽量提出一些能够引起公开讨论的问题。千万不要问“这样行得通吗？”而是要问：“这样会对我们的项目产生哪些影响？”
· 学会看表。没有人喜欢会议超时——尤其是你的会议占用下一场会议时间的时候。如果大家感觉你根本没有注意时间，他们就会走神。
· 学会闭嘴。如果你是会议主持人，你讲话的时间最多不能超过会议总时间的20%，要把至少80%的时间留给其他与会者。
· 一定要在会议一开始就提出最重要的话题，因为很可能会有人中途离席。
· 会议结束之前，抽时间问问大家感觉这次会议是否有用——记得问清原因，然后迅速总结，以备下次会议参考。
B计划的重要性
一位销售经理克里斯托弗正在为公司的年度销售大会做准备，他希望能够事先了解会议过程中大家可能会提出哪些问题。毫无疑问，大家会问一些最基本的问题，比如年金、销售区域的变化等。但让克里斯托弗万万没有想到的是，公司CEO竟然中途走进会场，并彻底改变了整个会议的方向。
就在大家讨论正酣的时候，CEO突然走进会场，宣布公司将进行一次大的收购，所以公司的销售策略也会随之做一次彻底的调整。话说完之后，CEO拿起咖啡杯，离开了会议室。
克里斯托弗当场愣住了。他用了那么多时间规划会议，希望能激励大家提高明年的销售业绩，可CEO的一番话彻底打乱了他的计划。他张大嘴巴愣在那里，一时不知该如何是好。
半晌之后，克里斯托弗做了一次深呼吸，宣布休会十五分钟，他要重新组织自己的演讲。回到办公室之后，他很快制定出了B计划。
5分钟应急方案
克里斯托弗遇到的这件事也可能会发生在你身上。可能就在会议进行中，突然有人宣布一条完全出乎你意料的消息，你之前讲的话就像一块被扔进大海的铅块一样，瞬间消失得无影无踪。如果遇到这种情况，你该怎么办？
第1分钟：克里斯托弗回到自己的办公室，关上门，做了一次深呼吸，让自己恢复镇静；
第2分钟：他拿出自己当初为这次会议准备的信息地图，分析其中哪些部分仍然适用当前的情况；
第3分钟：他重新找出会议的重点，然后在一张新纸上把它写在最中央；
第4分钟：他围绕新的会议重点列出了很多新的证据点，然后想办法组织新的话题；
第5分钟：他拿上新的信息地图，一边赶回会议室，一边在脑子里演练，想象大家都回到会议室，坐在座位上等他继续开会的样子……
理想情况下，我建议你一定要准备一份紧急应对方案，但如果时间的确来不及，信息地图也可以帮你脱离险境！
回到会议室之后，克里斯托弗给了大家三十分钟发泄自己的怨气。他认真记下每个人的担心——有些人可能会下岗，工资可能会降低，销售区域可能会有新变化，可能要更加频繁地出差，等等。他把大家的担心总结在一张表格上，让大家感觉到自己的忧虑已经得到了上司的重视。显然，他当时也不知道该怎么回答这些问题，但总结完这些问题之后，他立刻带领大家来了一场头脑风暴，并进而根据新的情况制定了一份新的销售方案——就这样，一场灾难轻松地变成了一场动员大会！
嘿，请注意！
如果你所在的是一个流动性非常大的群体，或者事先你已经意识到会有坏消息，不妨在会议开始之前给大家留出一些时间发牢骚。
这个故事告诉我们，一定要学会多想一步，学会聆听谣言（虽然看似离你很远），学会聆听客户的抱怨，了解竞争对手、代理商，甚至是合伙人的动作。
经典案例
问题：你需要为一位新客户开发一份富有创意的活动方案，但你的所有提议都被营销总监否定了。问题是，他并没有给你任何直接的反馈，他只是在你的方案上打了个大大的X！然后让助理把方案打回给你。你不知道他到底是对哪些内容不满意。你该怎么办？
解决方案：此时你应该召集一场会议。你的营销总监需要当众讲明他的具体要求，清楚地告诉你他究竟想要什么——而不是再继续浪费你的时间。说起来容易做起来难，对吧？没关系，你可以咨询周围的人。看看其他人以前是否遇到过类似情况，他们是怎么处理的。告诉你的上司，请他帮你安排一场会议。营销总监的这种做法持续的时间越长，就会越浪费大家的时间和金钱。尤其是当你的上司也是公司的股东或利益相关人时，你更应该征取他的支持。
正如Parsons James Brand Architecture公司的卡波特·帕尔森（Cabot Parsons）所说的那样：“如果在开会时没有决策者到场，这次会议基本上不会取得任何有意义的结果。一定要坚持请能够做决定的人到场，要让他在一开始就加入进来，而不是等到最后。如果你的上司能够坚持听完整个讨论过程，甚至参与做出最终决定，他就很可能会全力以赴地支持你的方案落实。”
面对面永远是最好的沟通方式
巴斯里奥公司总裁莱斯特·戴维斯说道：“以前人们很渴望多用科技手段——电子邮件、视频会议等，因为我们希望能够让会议和沟通更加高效。但随着接收信息越来越方便，人们开始排斥这些科技手段。如今人们越来越渴望能够进行直接面对面的沟通，这种沟通范围更小，更有互动性，而且大家讨论问题时思路也更集中。”
嘿，请注意！
“面对面永远是最好的沟通方式，但随着科技的发展，视频会议也是一个不错的选择。”IT解决方案公司AVI的主管史蒂夫·凯勒说道。
视频会议的确是一个不错的选择，但它有一个前提：所有主要参与者都必须在项目的开始阶段有过面对面沟通，已经了解了所有主要信息。当一个新项目还处于刚启动阶段时，或者说一位新成员刚刚加入项目团队时，面对面沟通则是更好的选择。
专家提示
如今会议科技方面出现了一股新潮流，即让所有人可以在多个地方同时共享某些信息。这主要是考虑到会议参与者的多种要求，比如有人喜欢在家工作，有人则更喜欢通过虚拟方式沟通，等等。而对于公司来说，它还可以满足公司“节约会议成本”、“让更多人参与进来”等要求。
在开会时，不管是虚拟会议还是现实会议，人们都喜欢进行互动。每个人都很想知道同事们的想法，而且也喜欢这种形式的交流。经验表明，他们更愿意参加这种形式的沟通，因为他们不仅可以学习一些知识，而且还可以跟大家分享自己所知道的东西。
——梅丽尔·格里（Merril B.Corry）物流革新公司副总裁
不开没必要的会
谁没抱怨过会议太多或太长呢？我敢保证，如果你能够尽量少开会，你的同事们一定会把你奉为英雄。所以，在规划下次会议之前，让我们：
· 认真思考一下是否有必要召开这次会议，或者是否可以用其他更高效、更快捷的办法来代替会议。说白了，如果你需要征集更多的创意，要来一场头脑风暴，或者是在项目进行到比较关键的时候，面对面开会仍然是最好的方式。但其他会议，大都可以通过视频或电话方式来完成。
· 思考是否需要每个人都到场。想想看，其实只需要哪些人到场就可以了。一般来说，关键人物需要到场，但根据我的经验，那些只是为了“取悦所有人”，却根本不会做出任何决定的会议大都只是浪费时间。
· 如果某位关键人物因故不能到场，想想看能否通过电话或视频方式让他参加会议。视频会议如今正变得越来越流行——当然，如果信号传输质量不太好的话，视频会议也会有让人头疼的一面。
· 想办法尽量给大家一些会议内容通告。准备一份详细的会议通告，事先发送给所有相关人员，这样做可以大大缩短会议时间，因为这份通告不仅可以确立一些具体的会议规则，而且可以让大家比较有针对性地发言和讨论，避免因为跑题而浪费时间。
· 思考一下如何开始。如今有很多会议都会花很多时间做表面功夫，比如主持人会用很长时间宣布会议流程，用太多时间介绍到场人员等。这些细节完全可以在会前的通告里写明，这样大家一坐下来就可以直奔主题。只要能在一开始就抓住大家的注意力，整场会议往往都会比较高效。